关于移交2018年度档案材料的通知

2019年03月14日 10:23  点击:[]


各直属部门:

根据买球档案工作安排,世界杯买球首页于2019年3月20日开始接收各部门2018年度档案材料,请各部门按要求及时移交档案材料,具体事项通知如下:

一、归档范围

1.2018年1月1日至12月31日期间,买球党政管理、教学、科研、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料。各单位文件材料具体归档范围请参照《世界杯买球app综合档案实体分类方案》(中工政〔2017〕22号)和《世界杯买球app立卷归档规范》(党政办〔2017〕11号)整理归档。

2.2018年度买球举行重大活动形成的文件材料,如:买球召开的本科教育工作会议、教代会、学代会(团代会、研代会)、专业认证、专业评估、省委巡视整改工作、中原彼得堡航空技术协同创新中心协议签署、庆祝改革开放40周年系列活动及其他重大活动、重要事件中形成的各类文件材料。

3.归档的文件材料包括纸质材料和相应的照片、声像、实物、光盘、电子等材料。

二、归档要求

1.各部门要加强本部门归档工作的领导,兼职档案员要切实履行自己的工作职责,负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作,保证归档文件材料收集齐全完整,并按时移交买球世界杯买球首页。任何部门和个人不得据为己有。

2.凡各部门产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供相关材料。

3. 归档的文件材料纸质载体请参照《世界杯买球app归档文件材料载体使用要求及书写规范》(党政办〔2017〕13号)。  

(1)发文处理签及底稿不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料;

(2)发文处理签应有领导签字,正文上的落款处和底稿落款处应加盖发文单位的公章;

(3)移交的文件材料要求字迹清楚,因不得已使用传真纸打印的文件必须进行复印;

(4)移交的归档材料左边装订处要预留25mm左右的装订线。

4.文件类的归档材料实行以件为单位归档。

注意:(1)校内发文要有红头文件正文(有附件的含附件)、发文处理签、底稿。(2)向上级请示类的文件如已批复,须提供相关批复文件;如无批复,归档时请给予说明。上级来文需要办理并上报相关材料的,要将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料,以册(本)为单位移交。

5.教学(红头文件除外)、科研、基建、出版、财会(红头文件除外)、设备及其科技开发等专业性归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。

6.每年应届毕业生成绩表由兼职档案员整理后经院(部)、教务处审核、用印后,于当年10月31日之前向世界杯买球首页移交。如有疑问,请咨询世界杯买球首页综合档案科。

7.立卷归档的材料必须是原件,复印件原则上不得归档(传真复印除外)。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。

 8.归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

9.归档的照片、声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案要标明与纸质档案一致的标题及时间。

10.请各部门兼职档案员在做好纸质档案整理的同时,自今年起,务必将本部门要移交归档的材料做好目录后录入到世界杯买球app档案管理软件系统中(系统具体使用和录入方法将统一进行培训,具体时间另行通知)。

三、档案的移交

1.归档时间

2019年5月31日前,各管理与教辅部门将本单位2018年文件材料整理完毕移交世界杯买球首页。2019年10月31日前,各教学院(部)移交2019届应届毕业生成绩单及毕业生合影照片。2019年11月30日前,学生处、研究生处移交2019届毕业生登记表和2019级新生登记表。

2.归档验收

移交档案时,交接双方当面检查,按文件归档要求进行验收,不符合要求的退回归档部门再次整理,直至验收合格后方可办理移交手续。

3.移交手续

归档部门移交档案材料时填写档案移交清单,一式两份,交接双方签字后各留一份备查。

党政办公室 世界杯买球首页

2019年3月13日

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